A pergunta tem implicações especiais neste ano. Pela primeira vez, quem atrasou a entrega ou enviou uma DEFIS com erros terá de pagar multa de, no mínimo, R$ 200. Mas os valores podem chegar à casa de milhares de reais dependendo do tempo de atraso e do faturamento da empresa (explicamos mais abaixo como calcular caso a caso).
O InvestNews dá a largada nesta terça-feira (7) a sua nova cobertura sobre tributação de empresas com a resposta para essa questão – e para muitas outras. O Descomplica PJ estreia em um momento decisivo para quem empreende. Com a reforma tributária em andamento e mudanças já começando a redesenhar a rotina fiscal das empresas, entender o que está por vir virou questão de sobrevivência.
Aqui no Descomplica PJ, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro ao caixa da empresa. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre como se preparar para esse novo cenário, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br. Acompanhando as reportagens, você se antecipa às mudanças e reduz o risco de ser pego de surpresa.
O que acontece com quem perdeu o prazo da DEFIS?
A DEFIS é uma declaração que informa à Receita Federal os dados econômicos e fiscais das empresas. É uma obrigação exigida das Microempresas (ME) e das Empresas de Pequeno Porte (EPP) inscritas no Simples Nacional, regime tributário simplificado que está completando 20 anos.
Para este ano há uma mudança importante, estabelecida em outubro de 2025 com a atualização das regras do Simples Nacional. Agora, deixar de entregar a DEFIS dentro do prazo dá multa.
Até o ano passado, o processo era era mais fácil – ou melhor, mais em conta. Não havia multa pelo envio da DEFIS fora do prazo. A “punição” para quem deixasse passar a data era outra: o empresário só poderia continuar a pagar os impostos mensais se a declaração do ano anterior tivesse sido entregue.
Ou seja, se perdesse o prazo, não poderia seguir pagando os impostos mensais obrigatórios e ficaria inadimplente com o Fisco.
É como se, uma vez perdido o prazo da DEFIS, em março de cada ano, o sistema em que os empreendedores informam o faturamento e emitem as guias de pagamento de impostos – o chamado PGDAS-D – “travasse”.
Quem deixou de apresentar a DEFIS na data certa poderá ser intimado pela Receita Federal a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos, alerta Valdir de Oliveira Amorim, especialista da área de Imposto de Renda da IOB, plataforma com foco em legislação contábil, tributária e trabalhista. O mesmo vale para entregas com erros ou emissões.
Não há prazo mínimo nem máximo de atraso. Quem não enviou a declaração até 31 de março e deixou para 1º de abril já está sujeito a multas.
Qual é o valor da multa por atraso da DEFIS?
Mas qual é o tamanho da multa para quem atrasa a entrega da DEFIS, afinal? Funciona assim:
- A multa por falta de entrega ou atraso é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor dos tributos informados na DEFIS, ainda que eles tenham sido integralmente pagos ao longo do ano.
- Essa conta tem um limite: a multa pode chegar, no máximo, a 20% sobre os tributos. do total. Mas tem um detalhe: a multa mínima é de R$ 200.
- No caso de erros ou omissões na DEFIS, a multa é de R$ 100 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.
Traduzindo o “juridiquês” de maneira prática com um exemplo. Imagine uma empresa do Simples Nacional que faturou R$ 3 milhões em 2025 e pagou R$ 300 mil em tributos ao longo do ano – para fins de cálculo, o cenário hipotético considerou uma carga tributária média de 10%.
A multa seria de R$ 6 mil se o envio da DEFIS atrasasse meros 15 dias. O valor corresponde a 2% aplicados sobre os R$ 300 mil pagos em imposto, que são a base de cálculo nesse caso.
Se em vez de 15 dias o empreendedor deixasse para enviar a DEFIS apenas em maio, com atraso de dois meses, a multa já subiria para R$ 12 mil. Isso porque a resolução do problema acabou passando para outro “mês-calendário” – que começa no dia 1° e termina no último dia do mês, diferente do “mês comercial”, que considera um período de 30 dias.
Há uma espécie de “bônus” para quem resolve logo a sua situação. Segundo a Receita Federal, as multas são reduzidas em 50% quando a declaração é apresentada espontaneamente – após o prazo oficial, mas antes de qualquer notificação por parte do fisco.
Mesmo assim, o valor mínimo da multa (de R$ 200) continua valendo. Ou seja, na prática, o “bônus” não se aplica se o valor da multa com desconto ficar abaixo de R$ 200.
Amorim, do IOB, destaca ainda que empresas do Simples Nacional com débitos tributários pendentes podem ser excluídas do regime, resultando na perda dos benefícios simplificados.
A Receita Federal costuma dar prazos (normalmente de 90 dias) para a regularização via pagamento ou parcelamento antes da exclusão definitiva do Simples, que ocorre em 1º de janeiro do ano seguinte.
Como regularizar a situação da empresa?
Se você perdeu o prazo e quer regularizar a situação da sua empresa, basta acessar o portal do Simples Nacional, no site da Receita Federal, com o certificado digital ou o código de acesso.
Busque por “Simples Serviços”, depois “Cálculo e Declaração” e, então, “PGDAS-D e DEFIS”. Nessa opção, você pode verificar o status das declarações por ano. Lá, a DEFIS pode ser preenchida e transmitida.
A multa por atraso na entrega é gerada automaticamente após a transmissão da declaração fora do prazo. O pagamento é realizado via DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), emitido pelo próprio portal ou via e-CAC.
Para conferir se a pendência foi baixada, procure no menu a opção “Certidões e Situação Fiscal”.
Após a entrega da DEFIS, o sistema liberará a apuração do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) de março em diante. Esse sistema para optantes do Simples Nacional calcula os impostos unificados e gera o boleto (DAS) para pagamento.
O que exatamente é DEFIS e qual a diferença de IRPJ?
Embora ambas sejam obrigações fiscais anuais enviadas à Receita Federal, a DEFIS e o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) têm características diferentes.
A DEFIS é exclusiva para empresas optantes pelo Simples Nacional e tem caráter informativo, reunindo dados como:
- os ganhos de capital no ano anterior;
- a identificação e o rendimento dos sócios;
- a quantidade de empregados no início e no final do período da declaração;
- a receita obtida com exportações;
- o lucro contábil do ano anterior;
- os tributos recolhidos;
- entre outras.
No caso dessas empresas, o Imposto de Renda é recolhido previamente, todos os meses, por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). A alíquota paga nesse único boleto inclui tanto o IR quanto os outros impostos estaduais e municipais devidos por elas.
A DEFIS, aliás, substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) em 2012 para as micro e pequenas empresas. Ainda há quem confunda os nomes, mas, atualmente, só quem continua a entregar a DASN são os microempreendedores individuais (MEI).
Já a declaração de IRPJ é uma outra conversa. Ela se aplica a empresas enquadradas em outros regimes tributários, como os chamados lucro presumido e lucro real. Nesse caso, a declaração de IRPJ tem como objetivo apurar o imposto efetivamente devido sobre os ganhos do ano e informá-los à Receita Federal.
Então, se houver algum valor a ser pago após a declaração, o recolhimento é feito por meio do DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal).
Na prática, a DEFIS funciona como um relatório de informações para a Receita e não gera pagamento direto de imposto. Enquanto isso, o IRPJ representa tanto a apuração quanto a obrigação de pagamento do tributo, o que se reflete diretamente no caixa da empresa.