Empresas de todos os portes podem sofrer com a desorganização do estoque e ter prejuízos como perdas de produtos, compras desnecessárias ou rupturas da cadeia de vendas. Para evitar esse cenário, uma planilha de controle de estoque pode ajudar.
Essa ferramenta fornece uma estrutura organizada e que pode ser atualizada constantemente. Assim, há como monitorar entradas e saídas, prever compras e evitar perdas. Logo, trata-se de um uso da tecnologia a favor do negócio.
Veja, a seguir, como baixar modelos prontos de planilha para controle de estoque.
Qual a importância do controle de estoque?
O controle de estoque é fundamental para as operações comerciais, já que impacta diretamente a gestão financeira. Por meio dele, é possível acompanhar quais são os produtos disponíveis, prever a necessidade de reposição e evitar o excesso e a falta de mercadorias.
Quando é feito de maneira adequada, esse controle contribui para a redução de custos, melhora o fluxo de caixa e otimiza o capital de giro.
Ter o estoque sob controle diminui os riscos de desperdícios por vencimento, avarias ou extravios. A identificação de padrões de consumo apoia a tomada de decisão sobre compras, promoções e armazenamento em geral, o que aumenta a eficiência operacional.
Esse controle também tem um grande impacto estratégico. Com ele, é possível traçar metas mais realistas, alinhando a logística com o setor comercial e melhorando a experiência do cliente. Essa é uma forma de evitar atrasos na entrega ou a impossibilidade de realizar vendas devido à falta de produtos.
O uso de uma planilha de controle de estoque serve para coletar e transformar dados em insights relevantes e que apoiam a tomada de decisão do negócio.
Como criar uma planilha de controle de estoque?
Entender a estrutura básica de uma planilha desse tipo é útil para apoiar a escolha da melhor ferramenta. A ideia é que os dados sejam organizados para refletir o fluxo real de movimentação dos produtos, com campos bem definidos e que permitam a atualização diária.
Nesse sentido, é especialmente relevante contar com colunas como entradas, saídas, saldo e observações. Na parte de entradas, ficam os produtos que chegam ao estoque e, na parte de saídas, os que deixam o armazenamento. O saldo indica a diferença entre os números e as observações permitem incluir detalhes relevantes, como validade ou localização.
Ao criar essa planilha, também é possível incorporar outros dados, como códigos de barras ou de produto, nome, categoria e unidade. Se a empresa tiver um grande volume de mercadorias, pode fazer sentido separar os tipos por abas.
O objetivo é que a planilha de controle de estoque seja simples para ser atualizada com frequência e apoiar as suas decisões.
No Excel
Um dos pontos positivos de criar essa ferramenta no Excel é a possibilidade de ter mais controle sobre fórmulas, formatações e automações. Uma opção é seguir a estrutura padrão (entradas, saídas, saldo e observações) e utilizar as fórmulas para reduzir erros manuais e facilitar o cálculo.
A função SOMA, por exemplo, ajuda a contabilizar o total de entradas ou saídas. Já a função SE permite criar alertas para quando o estoque atingir certas condições, como total de produtos ou volume mínimo.
Com o PROCV, existe a chance de criar relações de busca de informações específicas como nomes ou códigos. Enquanto isso, a formatação condicional destaca produtos com estoque crítico, por exemplo.
O Excel ainda conta com outras funções, como a proteção de células com fórmulas para evitar edições indesejadas, criação de menus suspensos e até a elaboração de gráficos para a análise visual.
No Google Sheets
No Google Sheets, o principal benefício é a possibilidade de colaborar em tempo real, já que o serviço funciona na nuvem. Ao contrário do que acontece com os arquivos locais, a planilha no Google Sheets pode ser atualizada simultaneamente por diversos usuários com todas as mudanças centralizadas.
Para times que atuam em diferentes turnos ou unidades, essa característica é essencial para acelerar o trabalho. Além disso, há bastante acessibilidade, já que é possível conferir e editar a planilha de diversos dispositivos com acesso à internet.
Outro diferencial é a integração da planilha com o Google Forms. É o caso de criar um formulário para registrar entradas e saídas, automatizando a entrada de dados e reduzindo o risco de erros.
1. Planilha de controle mensal de estoque — Sebrae
O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) define controle de estoque como todo o movimento de produtos e matérias-primas de uma empresa, além de gerenciar as entradas e as saídas.
A instituição disponibiliza alguns modelos, como a planilha de controle de estoque mensal. Ela tem campos de controle de data, quantidade e custo das mercadorias (entradas e saídas), bem como uma parte gerencial que informa a situação de estoque (se é necessário comprar algum produto ou se ele está em excesso), além da validade do último lote de produto adquirido.
Para baixar o arquivo, acesse este link.
2. Lista de estoque com destaque — Excel
Essa planilha de controle de estoque em Excel faz parte dos modelos disponibilizados pela própria Microsoft.
Ela tem identificação de mercadorias em estoque, necessidade de repô-las, informações do valor total e de novas encomendas usando a formatação condicional, além de incluir produtos descontinuados.
A ferramenta é uma opção para o pequeno empreendedor.
Para ter acesso à página de download, clique neste link.
3. Controle de estoque e inventário — Sebrae
Um pouco mais completa do que a planilha anterior, também disponibilizada pela Microsoft entre os templates gratuitos do programa, a planilha de estoque do depósito oferece mais organização ao usuário. Ela tem um campo para preenchimento do código SKU (em português, Unidade de Manutenção de Estoque), descrição e local de armazenagem dos produtos, além da própria quantificação do estoque.
“Este modelo de estoque de armazém inclui a capacidade de imprimir uma lista de seleção, ser sinalizado quando for hora de reordenar, recuperar informações sobre caixas específicas e controlar o valor do estoque”, diz a Microsoft.
Para ter acesso à página de download, clique neste link.
4. Planilha de estoque de controle de produção
Empresas que fabricam produtos precisam ter uma visão sobre o uso de insumos e o volume gerado em cada ciclo produtivo. Nesse cenário, o controle de estoque envolve mais do que a gestão do que entra e do que sai do armazenamento. É preciso acompanhar a transformação da matéria-prima até quando o produto já está finalizado.
Nesse contexto, a planilha de estoque deve ter campos específicos para o processo de produção. Como consequência, é possível identificar gargalos, perdas e oportunidades de ganho em eficiência.
A planilha de controle de produção do eGestor é um exemplo. Ela traz abas para o cadastro de matérias-primas, fórmulas de produção e controle mensal. Conforme ocorre a fabricação de produtos, os insumos são retirados do estoque.
Também há um painel de saldo de produção e de estoque final, com visão mensal. Esse recurso facilita o monitoramento de perdas e embasa o planejamento de compras.
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5. Planilha de estoque de cadastro de produtos
Manter a atualização e a organização do estoque também depende da catalogação dos produtos. Nesse caso, é fundamental ter informações como código, nome, categoria e fornecedor em um só lugar para reduzir erros de cadastro (como duplicidades) e melhorar o atendimento ao cliente.
Esse tipo de planilha de controle de estoque é importante para empresas que lidam com uma grande variedade de itens, como varejistas, atacadistas e distribuidores em geral.
A planilha de controle de produtos do eGestor é uma ferramenta para centralizar dados de cada item, com visibilidade e organização. Essa é uma forma de prevenir perdas por vencimento, melhorar o controle de entrada e saída e apoiar os vendedores com informações relevantes.
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6. Planilha de estoque de curva ABC
A curva ABC é uma metodologia de classificação que ajuda a identificar os produtos mais relevantes para o faturamento da empresa e pode ser aplicada com base no valor, volume ou margem de contribuição dos produtos, apoiando decisões de reabastecimento, precificação e promoções. Com ela, os itens são divididos nas seguintes categorias:
- A — os mais importantes, que respondem pela maior parte dos resultados;
- B — os de relevância intermediária, com representatividade média;
- C — os com menor representação nos resultados.
Com esse modelo, é possível fazer uma gestão mais estratégica do estoque, focando nos produtos que impactam mais os resultados. Essa também é uma forma de reduzir os riscos com itens de baixo giro.
A planilha de curva ABC do eGestor automatiza esse processo de classificação. Com base em quantidade e preço unitário, ela calcula o valor total em estoque e organiza os produtos de acordo com sua representatividade no faturamento. Ainda, é possível gerar gráficos para visualizar os dados com mais facilidade.
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7. Planilha de estoque de frente de caixa
Acompanhar as movimentações de estoque em tempo real é importante para as empresas de varejo — ainda mais para comércios de pequeno e médio porte. Com uma planilha de controle de estoque de frente de caixa, esse processo fica mais simples.
A ferramenta permite cruzar dados de vendas, recebimentos e reposições, o que ajuda a reconhecer situações de excessos ou de rupturas. Para os negócios com alta rotatividade de produtos e muitas vendas diárias, esse recurso apoia a tomada de decisão.
A planilha de frente de caixa do eGestor facilita esse tipo de controle no ponto de venda. Além de cadastro de clientes, ela inclui o registro detalhado de cada venda e tem campos para despesas adicionais. A planilha consolida dados do fluxo de caixa, o que é fundamental para a gestão financeira.
Por falar nisso, aproveite para conferir opções de planilha de controle financeiro, que ajudam a manter a visibilidade sobre as informações e apoiam o planejamento quanto ao uso dos recursos e cumprimento das obrigações.
Como escolher o melhor modelo de planilha de controle de estoque?
Selecionar a melhor planilha de controle de estoque depende das condições, das necessidades e do funcionamento da empresa. O primeiro critério a considerar é o tipo de operação, já que empresas que apenas compram e vendem produtos já prontos podem recorrer a modelos mais simples.
Já indústrias e negócios que fabricam seus próprios produtos podem precisar de modelos mais robustos, com campos que também considerem a produção e o consumo de insumos.
Também vale a pena considerar a quantidade de itens, especialmente no caso de produtos. Quanto maior for a variedade de elementos no estoque, mais complexo é o controle, o que requer modelos que contemplem as necessidades de acompanhamento e organização.
É preciso pensar no conhecimento técnico da equipe responsável. A familiaridade com esse tipo de ferramenta permite aproveitar recursos mais avançados.
A planilha de controle de estoque é uma ferramenta estratégica para empresas que buscam mais eficiência, organização e inteligência para gerenciar produtos e o armazenamento. Com o modelo ideal para cada necessidade e tipo de operação, é possível evitar perdas, otimizar custos e melhorar as decisões.
Quer organizar a saúde financeira do negócio de forma eficiente? Aproveite para conferir opções de planilhas de orçamento.