Essa ferramenta fornece uma estrutura organizada e que pode ser atualizada constantemente. Assim, há como monitorar entradas e saídas, prever compras e evitar perdas. Logo, trata-se de um uso da tecnologia a favor do negócio.
Veja, a seguir, como baixar modelos prontos de planilha para controle de estoque.
Qual a importância do controle de estoque?
O controle de estoque é fundamental para as operações comerciais, já que impacta diretamente a gestão financeira. Por meio dele, é possível acompanhar quais são os produtos disponíveis, prever a necessidade de reposição e evitar o excesso e a falta de mercadorias.
Quando é feito de maneira adequada, esse controle contribui para a redução de custos, melhora o fluxo de caixa e otimiza o capital de giro.
Ter o estoque sob controle diminui os riscos de desperdícios por vencimento, avarias ou extravios. A identificação de padrões de consumo apoia a tomada de decisão sobre compras, promoções e armazenamento em geral, o que aumenta a eficiência operacional.
Esse controle também tem um grande impacto estratégico. Com ele, é possível traçar metas mais realistas, alinhando a logística com o setor comercial e melhorando a experiência do cliente. Essa é uma forma de evitar atrasos na entrega ou a impossibilidade de realizar vendas devido à falta de produtos.
O uso de uma planilha de controle de estoque serve para coletar e transformar dados em insights relevantes e que apoiam a tomada de decisão do negócio.
Como criar uma planilha de controle de estoque?
Entender a estrutura básica de uma planilha desse tipo é útil para apoiar a escolha da melhor ferramenta. A ideia é que os dados sejam organizados para refletir o fluxo real de movimentação dos produtos, com campos bem definidos e que permitam a atualização diária.
Nesse sentido, é especialmente relevante contar com colunas como entradas, saídas, saldo e observações. Na parte de entradas, ficam os produtos que chegam ao estoque e, na parte de saídas, os que deixam o armazenamento. O saldo indica a diferença entre os números e as observações permitem incluir detalhes relevantes, como validade ou localização.
Ao criar essa planilha, também é possível incorporar outros dados, como códigos de barras ou de produto, nome, categoria e unidade. Se a empresa tiver um grande volume de mercadorias, pode fazer sentido separar os tipos por abas.
O objetivo é que a planilha de controle de estoque seja simples para ser atualizada com frequência e apoiar as suas decisões.
No Excel
Um dos pontos positivos de criar essa ferramenta no Excel é a possibilidade de ter mais controle sobre fórmulas, formatações e automações. Uma opção é seguir a estrutura padrão (entradas, saídas, saldo e observações) e utilizar as fórmulas para reduzir erros manuais e facilitar o cálculo.
A função SOMA, por exemplo, ajuda a contabilizar o total de entradas ou saídas. Já a função SE permite criar alertas para quando o estoque atingir certas condições, como total de produtos ou volume mínimo.
Com o PROCV, existe a chance de criar relações de busca de informações específicas como nomes ou códigos. Enquanto isso, a formatação condicional destaca produtos com estoque crítico, por exemplo.
O Excel ainda conta com outras funções, como a proteção de células com fórmulas para evitar edições indesejadas, criação de menus suspensos e até a elaboração de gráficos para a análise visual.
No Google Sheets
No Google Sheets, o principal benefício é a possibilidade de colaborar em tempo real, já que o serviço funciona na nuvem. Ao contrário do que acontece com os arquivos locais, a planilha no Google Sheets pode ser atualizada simultaneamente por diversos usuários com todas as mudanças centralizadas.
Para times que atuam em diferentes turnos ou unidades, essa característica é essencial para acelerar o trabalho. Além disso, há bastante acessibilidade, já que é possível conferir e editar a planilha de diversos dispositivos com acesso à internet.
Outro diferencial é a integração da planilha com o Google Forms. É o caso de criar um formulário para registrar entradas e saídas, automatizando a entrada de dados e reduzindo o risco de erros.
1. Planilha de controle mensal de estoque — Sebrae
O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) define controle de estoque como todo o movimento de produtos e matérias-primas de uma empresa, além de gerenciar as entradas e as saídas.
A instituição disponibiliza alguns modelos, como a planilha de controle de estoque mensal. Ela tem campos de controle de data, quantidade e custo das mercadorias (entradas e saídas), bem como uma parte gerencial que informa a situação de estoque (se é necessário comprar algum produto ou se ele está em excesso), além da validade do último lote de produto adquirido.
Para baixar o arquivo, acesse este link.
2. Lista de estoque com destaque — Excel
Essa planilha de controle de estoque em Excel faz parte dos modelos disponibilizados pela própria Microsoft.
Ela tem identificação de mercadorias em estoque, necessidade de repô-las, informações do valor total e de novas encomendas usando a formatação condicional, além de incluir produtos descontinuados.
A ferramenta é uma opção para o pequeno empreendedor.
Para ter acesso à página de download, clique neste link.
3. Controle de estoque e inventário — Sebrae
Um pouco mais completa do que a planilha anterior, também disponibilizada pela Microsoft entre os templates gratuitos do programa, a planilha de estoque do depósito oferece mais organização ao usuário. Ela tem um campo para preenchimento do código SKU (em português, Unidade de Manutenção de Estoque), descrição e local de armazenagem dos produtos, além da própria quantificação do estoque.
“Este modelo de estoque de armazém inclui a capacidade de imprimir uma lista de seleção, ser sinalizado quando for hora de reordenar, recuperar informações sobre caixas específicas e controlar o valor do estoque”, diz a Microsoft.
Para ter acesso à página de download, clique neste link.
4. Planilha de estoque de controle de produção
Empresas que fabricam produtos precisam ter uma visão sobre o uso de insumos e o volume gerado em cada ciclo produtivo. Nesse cenário, o controle de estoque envolve mais do que a gestão do que entra e do que sai do armazenamento. É preciso acompanhar a transformação da matéria-prima até quando o produto já está finalizado.
Nesse contexto, a planilha de estoque deve ter campos específicos para o processo de produção. Como consequência, é possível identificar gargalos, perdas e oportunidades de ganho em eficiência.
A planilha de controle de produção do eGestor é um exemplo. Ela traz abas para o cadastro de matérias-primas, fórmulas de produção e controle mensal. Conforme ocorre a fabricação de produtos, os insumos são retirados do estoque.
Também há um painel de saldo de produção e de estoque final, com visão mensal. Esse recurso facilita o monitoramento de perdas e embasa o planejamento de compras.
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5. Planilha de estoque de cadastro de produtos
Manter a atualização e a organização do estoque também depende da catalogação dos produtos. Nesse caso, é fundamental ter informações como código, nome, categoria e fornecedor em um só lugar para reduzir erros de cadastro (como duplicidades) e melhorar o atendimento ao cliente.
Esse tipo de planilha de controle de estoque é importante para empresas que lidam com uma grande variedade de itens, como varejistas, atacadistas e distribuidores em geral.
A planilha de controle de produtos do eGestor é uma ferramenta para centralizar dados de cada item, com visibilidade e organização. Essa é uma forma de prevenir perdas por vencimento, melhorar o controle de entrada e saída e apoiar os vendedores com informações relevantes.
Acesse a planilha sem pagar nada.
6. Planilha de estoque de curva ABC
A curva ABC é uma metodologia de classificação que ajuda a identificar os produtos mais relevantes para o faturamento da empresa e pode ser aplicada com base no valor, volume ou margem de contribuição dos produtos, apoiando decisões de reabastecimento, precificação e promoções. Com ela, os itens são divididos nas seguintes categorias:
- A — os mais importantes, que respondem pela maior parte dos resultados;
- B — os de relevância intermediária, com representatividade média;
- C — os com menor representação nos resultados.
Com esse modelo, é possível fazer uma gestão mais estratégica do estoque, focando nos produtos que impactam mais os resultados. Essa também é uma forma de reduzir os riscos com itens de baixo giro.
A planilha de curva ABC do eGestor automatiza esse processo de classificação. Com base em quantidade e preço unitário, ela calcula o valor total em estoque e organiza os produtos de acordo com sua representatividade no faturamento. Ainda, é possível gerar gráficos para visualizar os dados com mais facilidade.
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7. Planilha de estoque de frente de caixa
Acompanhar as movimentações de estoque em tempo real é importante para as empresas de varejo — ainda mais para comércios de pequeno e médio porte. Com uma planilha de controle de estoque de frente de caixa, esse processo fica mais simples.
A ferramenta permite cruzar dados de vendas, recebimentos e reposições, o que ajuda a reconhecer situações de excessos ou de rupturas. Para os negócios com alta rotatividade de produtos e muitas vendas diárias, esse recurso apoia a tomada de decisão.
A planilha de frente de caixa do eGestor facilita esse tipo de controle no ponto de venda. Além de cadastro de clientes, ela inclui o registro detalhado de cada venda e tem campos para despesas adicionais. A planilha consolida dados do fluxo de caixa, o que é fundamental para a gestão financeira.
Por falar nisso, aproveite para conferir opções de planilha de controle financeiro, que ajudam a manter a visibilidade sobre as informações e apoiam o planejamento quanto ao uso dos recursos e cumprimento das obrigações.
Como escolher o melhor modelo de planilha de controle de estoque?
Selecionar a melhor planilha de controle de estoque depende das condições, das necessidades e do funcionamento da empresa. O primeiro critério a considerar é o tipo de operação, já que empresas que apenas compram e vendem produtos já prontos podem recorrer a modelos mais simples.
Já indústrias e negócios que fabricam seus próprios produtos podem precisar de modelos mais robustos, com campos que também considerem a produção e o consumo de insumos.
Também vale a pena considerar a quantidade de itens, especialmente no caso de produtos. Quanto maior for a variedade de elementos no estoque, mais complexo é o controle, o que requer modelos que contemplem as necessidades de acompanhamento e organização.
É preciso pensar no conhecimento técnico da equipe responsável. A familiaridade com esse tipo de ferramenta permite aproveitar recursos mais avançados.
A planilha de controle de estoque é uma ferramenta estratégica para empresas que buscam mais eficiência, organização e inteligência para gerenciar produtos e o armazenamento. Com o modelo ideal para cada necessidade e tipo de operação, é possível evitar perdas, otimizar custos e melhorar as decisões.
Quer organizar a saúde financeira do negócio de forma eficiente? Aproveite para conferir opções de planilhas de orçamento.
