Planejar uma viagem faz parte da experiência e pode ser tão prazeroso quanto embarcar. Escolher destinos, montar roteiros, organizar os dias e imaginar os momentos que estão por vir traz uma sensação de expectativa e realização. E para tornar tudo isso mais leve, uma planilha de viagem pode ser uma grande aliada.

Ela permite visualizar todos os detalhes em um só lugar: voos, hospedagens, deslocamentos, gastos previstos, roteiros diários entre outros pontos. Com isso, é possível se organizar melhor, evitar imprevistos e ter mais tranquilidade antes e durante a viagem.

Neste guia, você vai entender o que é e para que serve uma planilha de viagem, como montar a sua e, ainda, acessar modelos gratuitos para download que podem facilitar sua organização.

O que é uma planilha de viagem e para que serve? 

A planilha de viagem é uma ferramenta criada para centralizar todas as informações relacionadas ao planejamento de uma viagem, desde a parte financeira até os detalhes logísticos do roteiro. Simples de usar e fácil de personalizar, ela permite visualizar, organizar e controlar cada etapa da experiência antes mesmo de sair de casa.

Uma das principais funções da planilha é o controle de gastos. Com ela, é possível prever despesas com passagens, hospedagens, alimentação, transporte, ingressos e demais custos, facilitando o acompanhamento do orçamento e evitando surpresas indesejadas.

Além do controle financeiro, esse tipo de planilha também ajuda na parte logística, como definir datas, horários, hospedagens e meios de transporte. Algumas ainda incluem checklist de bagagem e lembretes importantes, garantindo que nada seja esquecido.

A planilha de viagem deve facilitar sua vida e não complicar. Nem todo mundo gosta de seguir um roteiro rígido ou detalhar cada passo com precisão. Por isso, existem modelos de planilhas para diferentes perfis de viajantes: dos mais organizados, que preferem controlar horários e gastos em cada etapa, até os que buscam apenas uma visão geral da viagem, com os pontos principais anotados. O importante é que a ferramenta funcione para você e torne o planejamento mais prático, leve e personalizado.

Como montar uma planilha de viagem 

Agora que você já conhece a importância da planilha de viagens, é importante considerar alguns passos na hora de montar a sua. 

O primeiro passo é criar um novo arquivo de planilha, utilizando programas como Microsoft Excel ou Google Sheets, e definir a sua estrutura. Você pode organizar o conteúdo em abas separadas (no caso de viagens mais longas ou detalhadas) ou em seções dentro de uma mesma aba (para viagens mais curtas ou simples). 

Sugerimos algumas informações importantes para você incluir na sua planilha. Acompanhe!

1. Orçamento

Essa é a base da planilha. Aqui, você deve estimar e acompanhar os gastos com:

Use fórmulas como =SOMA para somar os valores totais por categoria, e =VALOR*CAMBIO para conversão de moeda, se a viagem for internacional. 

Utilize a fórmula: =B2*C2  para multiplicar quantidade de dias por diária, por exemplo.

2. Hospedagem

Inclua nome do hotel ou acomodação, datas de entrada e saída, endereço, valor total, forma de pagamento e status da reserva. Ter essas informações organizadas evita imprevistos e facilita check-ins.

3. Transporte

Registre todos os deslocamentos: voos, horários de embarque, número de reservas, traslados e transportes locais. Também vale incluir preços e se os bilhetes já foram comprados ou ainda estão pendentes.

4. Roteiro diário

Uma aba (ou tabela) com o cronograma da viagem ajuda a distribuir melhor o tempo. Liste os dias da viagem com os passeios planejados, horários estimados, deslocamentos entre locais e tempo livre. Isso facilita a logística e evita sobrecarga no mesmo dia.

5. Checklist

Inclua tudo o que você precisa lembrar: documentos, passaporte, itens da mala, remédios, seguro, chip de internet, carregadores e itens pessoais. Marcar o que já foi resolvido ajuda a não esquecer nada.

Com a planilha pronta, você terá um planejamento mais claro e alinhado com seu estilo de viagem. E o melhor: ela pode ser atualizada antes e durante a viagem, ajudando a manter tudo sob controle, inclusive o orçamento.

3 modelos de planilhas de viagem 

Selecionamos 3 modelos prontos e gratuitos de planilhas para ajudar você a planejar a sua viagem.

1. Planilha de despesas (Quanto Custa Viajar) 

Com a planilha disponibilizada pelo Quanto Custa Viajar, é possível montar um orçamento completo, incluindo categorias como hospedagem, transporte, alimentação, passeios e compras. Para quem vai viajar para o exterior, a planilha também permite alterar a moeda utilizada na aba “Tabelas”, facilitando a conversão de valores e o controle de despesas em diferentes países.

Outro diferencial é a possibilidade de definir as formas de pagamento como cartão de crédito, débito, dinheiro ou Pix, ajudando a visualizar como os gastos estão distribuídos e a manter o controle durante toda a viagem.

Para utilizar a planilha, basta acessá-la e fazer uma cópia para o seu Google Drive ou baixá-la para o Excel. 

2. Planilha de orçamento para viagem (Mobills) 

A planilha de viagem disponibilizada pela Mobills é uma opção simples e prática para quem quer manter o controle financeiro durante o planejamento. Nesta ferramenta você pode definir, logo no início, um valor total de orçamento disponível para a viagem.

À medida que os gastos são inseridos, como passagens, hospedagem, alimentação e passeios, a planilha subtrai automaticamente esses valores do orçamento inicial, mostrando o saldo restante. Ela oferece uma visão clara do quanto ainda pode ser gasto, ajudando a evitar excessos e a manter a viagem dentro dos limites planejados, sem comprometer a sua saúde financeira.

3. Planilhas de roteiro de viagem (Clockfy) 

Se você está precisando de ajuda para montar um roteiro de viagem, a Clockfy disponibiliza 8 modelos gratuitos que poderão te ajudar:

Para acessar esses modelos basta escolher as planilhas que mais se adaptam à sua necessidade. Eles estão disponíveis em formatos como Google Sheets, Excel, Word e PDF.

Como fazer um roteiro de viagem? 

Um bom roteiro não precisa ser rígido, mas serve como um guia para organizar o dia a dia da viagem com equilíbrio entre deslocamentos, atividades e descanso. Criar um roteiro de viagem eficiente é uma forma de aproveitar melhor o tempo disponível e evitar imprevistos.

O primeiro passo é entender quantos dias de fato estarão disponíveis, considerando os horários de chegada, saída, deslocamentos entre cidades ou países e possíveis conexões. Isso evita superestimar o tempo e garante que o roteiro seja viável e equilibrado.

Na sequência, é importante mapear os principais pontos de interesse e organizá-los por região. Assim, você evita perder tempo cruzando a cidade várias vezes no mesmo dia. Também vale considerar horários de funcionamento, necessidade de ingressos ou reservas antecipadas.

Inclua também momentos de pausa: uma parada em um café, um tempo livre para explorar sem pressa ou até um dia sem compromissos. Um roteiro eficiente não é aquele que preenche cada hora, mas o que respeita o seu estilo e o que você quer viver naquele destino.

Usar uma planilha de viagem para montar o roteiro é uma forma prática e visual de organizar tudo. Ela ajuda a ver os dias em sequência, comparar o volume de atividades e reorganizar com facilidade. Algumas colunas úteis incluem:

Se a viagem tiver mais de um destino, você pode usar abas separadas por cidade ou país, e até criar um código de cores para diferenciar passeios, transportes, refeições e tempo livre.

Na hora de montar o roteiro, é fundamental considerar alguns pontos que impactam diretamente a logística da viagem, como os horários de voos, check-ins e deslocamentos, além de reservas com hora marcada ou ingressos com horário fixo. Também vale verificar os dias e horários de funcionamento das atrações, além de feriados locais que alterem o planejamento. 

E, por fim, respeitar o seu ritmo e o das pessoas que viajam com você é essencial para que o roteiro seja confortável e prazeroso.

Montar um roteiro de viagem vai muito além de listar atrações em sequência. É sobre transformar expectativas em experiências reais, aproveitar melhor o tempo e criar uma jornada com o seu ritmo e espaço para curtir cada momento.