Como usar a tecnologia para melhorar seu ritmo de trabalho

Publicado originalmente em 19 de fevereiro de 2024.

Trabalhamos intensamente e nos esgotamos. Ou procrastinamos e fazemos muito pouco, muito tarde. Ou pulamos de tarefa em tarefa em vez de nos concentrarmos em uma delas e fazê-la bem.

Seja qual for a questão em particular, a tecnologia pode nos ajudar a encontrar um ritmo que funcione melhor para nós. É por isso que é útil escolher tecnologias — e estratégias para usá-las — que nos permitam organizar nosso tempo de forma mais eficiente e nos estimular quando começamos a perder o ritmo.

Aqui estão algumas das dicas mais eficazes que encontrei, dependendo de como você está tentando ajustar seu ritmo.

Quando você precisa fazer mais

Se o seu maior obstáculo é a ineficiência — você não trabalha rápido o suficiente, ou faz mau uso do seu tempo — a tecnologia pode ajudá-lo a montar um plano para o seu dia e realizar pequenas tarefas de forma muito mais eficaz. Por exemplo:

Use lembretes vinculados a horários específicos do dia. Se começo meu dia examinando uma longa lista de tarefas, me dá vontade de voltar para a cama. Então, substituí essas listas por avisos, que aparecem em todos os meus dispositivos em vários momentos me avisando para começar algo da lista. Podem ser coisas grandes (“Revisar tabelas de dados para o relatório anual”) ou pequenas (“Colocar uma AirTag na minha mala de mão”). Eu uso os Lembretes da Apple; você pode obter recursos semelhantes com o Microsoft To Do e o Google Keep, entre outros.

Como meus lembretes agora vão chegando ao longo do dia, raramente caio em um longo período de digressão ou procrastinação; se um lembrete chega em um momento em que não estou realmente no meio de algo útil, faço o que aparece. E se chega quando estou em uma ligação ou às voltas com um pensamento profundo, toco no botão “soneca” para adiá-la.

Use lembretes baseados em localização. Além de lembretes cronometrados, utilizo prompts baseados em localização para me lembrar de tarefas quando estou em um lugar específico. Basta ditar um comando em seu celular, juntamente com o nome ou endereço de uma empresa: “Lembre-me de atualizar minhas informações na folha de pagamento quando chegar à agência do Citibank”, por exemplo, ou “Lembre-me de redigir um memorando sobre nossa última campanha de marketing quando eu chegar ao Acme Diagnostic Labs” (uma ótima maneira de fazer uso produtivo do tempo que você vai passar na sala de espera).

Gamifique seu dia de trabalho. Se você é motivado por pontos ou recompensas, transforme a produtividade em um jogo com aplicativos especializados em gerenciamento de tarefas. O Todoist, por exemplo, tem pontos de karma que se acumulam à medida que tarefas vão sendo finalizadas, permitindo que você progrida, indo do nível Novato até o Grão-Mestre quando trabalha mais. (Pense nisso como o mesmo tipo de motivação de um contador de passos.) Se você realmente optar pela experiência de videogame, o Habitica é um aplicativo web e móvel que transforma sua lista de tarefas em um jogo de RPG. À medida que conclui tarefas, você sobe de nível e acumula recompensas virtuais.

Enfrentar tarefas chatas quando a bateria está acabando. Algumas pessoas gostam de tirar tarefas mais desagradáveis do caminho o mais rápido possível, usando a linha de pensamento de Mark Twain: “Se seu trabalho é engolir um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã”. Prefiro guardar meu sapo até que eu possa ver que minha bateria está abaixo dos 10% ou 20%, quando estou contra a parede virtual. Usar a vida útil do meu laptop como motivo para uma tarefa forçada me dá um senso de urgência e me faz saber que a dor de fazer um trabalho desagradável — como recuperar o faturamento ou enfrentar minha lista de pendências de e-mail — só vai durar um tempo determinado.

Aproveite o calendário. Alguns profissionais de produtividade desaconselham lotar a agenda com tarefas, mas sou daquelas que acha útil fixar certos tipos de trabalho diretamente no calendário, para que eu saiba exatamente quando vou lidar com algo que tenha um prazo difícil, e para ter um plano de como fazer uso das janelas quando minha energia está baixa. Eu poderia marcar coisas como responder e-mails das 11h ao meio-dia todos os dias ou tarefas financeiras todas as sextas-feiras à tarde.

Quando você precisa se concentrar

Se o seu maior obstáculo é interrupção ou distração, a tecnologia pode ajudá-lo a manter sua atenção e se concentrar em uma única tarefa desafiadora. Por exemplo:

Adicione tempo de foco aos seus blocos de trabalho agendados. Escolha alguns períodos em que você fará um trabalho mais focado, como reservar suas duas primeiras horas do dia para escrita ou análise de dados. Você pode usar as configurações de foco (em um Mac) ou criar regras no Focus Assist (no Windows) para acionar o modo não perturbe ou outras dicas que ajudam na concentração (como alterar a iluminação da tela ou colocar sua música de trabalho favorita).

Defina um horário para receber mensagens de e-mail. Mesmo que você desative as notificações de e-mail, verificar as mensagens ao longo do dia pode se tornar um hábito, o que gera a interrupção do foco constantemente. Em vez de deixar seu e-mail no modo “push” (onde as mensagens recebidas chegam à sua caixa de entrada ao longo do dia), considere configurar seu aplicativo para “buscar” — uma opção que você geralmente pode encontrar em seu aplicativo de e-mail ou configurações de conta. Com a busca, você vê novas mensagens somente quando atualiza sua caixa de entrada, ou quando isso está agendado. Como alternativa, feche seus programas de e-mail e mensagens de texto por várias horas seguidas, para conseguir manter sua atenção no trabalho que exige foco intenso (e não se esqueça de ajustar as configurações de notificação, para não as receber mesmo quando seu aplicativo estiver fechado).

Trabalhe com um temporizador Pomodoro. Se você se concentra melhor quando tem uma quantidade fixa de tempo em vez de um dia aberto, considere usar um aplicativo temporizador baseado na Técnica Pomodoro (nome do temporizador de cozinha em forma de tomate usado pela primeira vez para essa abordagem de produtividade). Ajuste o temporizador para 25 minutos e, quando o cronômetro disparar, faça uma pausa de cinco minutos. (Em geral, os aplicativos Pomodoro também cronometram suas pausas.) Depois de duas horas, faça uma pausa mais longa (20 ou 30 minutos). Você pode ajustar a duração de seus períodos de trabalho e pausas com base no que funciona melhor para você.

Quando você precisa desacelerar

Às vezes, o maior desafio no ritmo do seu trabalho é se lembrar de realmente parar de trabalhar. Se você tem dificuldade para parar, use a tecnologia para pisar no freio. Veja como:

• Desligue a internet. Cuide de seu eu workaholic como um pré-adolescente indisciplinado e programe o Wi-Fi da sua casa para desligar em um determinado horário todas as noites. Se quiser manter sua TV conectada à Internet para poder assistir seus programas de streaming favoritos depois que o Wi-Fi for desligado, use os controles parentais no roteador para criar um perfil “adulto” separado apenas para os dispositivos que precisam ficar conectados o tempo todo (como sua TV ou seus interruptores de luz inteligentes).
• Faça as atualizações do sistema. Quando o computador pede para fazer uma atualização, ficamos tentados a adiá-la, pois o processo de update normalmente exige a reinicialização do dispositivo, podendo bloquear seu uso por dez ou 20 minutos. Então, aproveite a atualização como uma oportunidade — não, mais como uma obrigação! — para parar de trabalhar à noite, iniciar o processo de update e então se afastar para que o computador seja atualizado durante a noite e você possa tirar o período de folga.
• Crie um alter ego de fim de semana. Outra maneira de se desligar do trabalho é criar diferentes modos de exibição em seu computador (chamados de desktops em máquinas Windows e espaços nos Macs) para diferentes atividades. Essencialmente, você agrupa seus documentos ou aplicativos abertos em diferentes modos de exibição e os alterna com base no que deseja fazer no momento. Dá para criar um modo de exibição que tenha seu e-mail de trabalho, o conjunto de slides no qual você está trabalhando e o rascunho do seu relatório trimestral; um desktop separado após o expediente pode ter a Netflix no navegador web e o livro que está escrevendo aberto em um processador de texto.
• Tenha um compromisso com a televisão. Antigamente, antes de videocassetes e streaming, as pessoas às vezes paravam de trabalhar em um horário específico para que pudessem chegar em casa e assistir ao seu programa favorito. Você pode recriar esses dias participando de um bate-papo on-line para falar sobre um episódio de uma série; se sabe que seus amigos fãs postarão no Threads ou no Facebook enquanto assistem a um programa, isso o motivará a assistir (e postar) ao mesmo tempo.
• Repense sua resposta automática. Finalmente pronto para tirar férias de verdade? Dê a seu eu futuro o melhor presente possível ao elaborar um formulário de férias que não envolva trabalho. Configure sua resposta automática para informar a seus correspondentes quando você estará de volta ao escritório e peça que voltem a entrar em contato nessa data.

Alexandra Samuel é pesquisadora de tecnologia e coautora de “Remote, Inc.: How to Thrive at Work…Wherever You Are.” Ela pode ser contatada em [email protected] .