O melhor jeito de usar a IA no trabalho
Ferramentas de IA generativas podem ajudá-lo a assumir a dianteira no escritório — se você souber como usá-las
A pressão no escritório não para de crescer. Você responde a todos os clientes ou deixa a IA fazer isso? Participa pessoalmente de uma reunião ou envia um bot?
Cerca de 20% dos adultos empregados disseram ter usado o ChatGPT da OpenAI no trabalho em fevereiro de 2024, contra 8% há um ano, de acordo com o Centro de Pesquisa Pew. Os usos mais populares da IA no trabalho são na pesquisa e no brainstorming, para escrever o primeiro rascunho de um e-mail e para criar imagens e apresentações, de acordo com uma pesquisa da Adobe.
Estima-se que o aumento de produtividade promovido pela IA atinja trilhões de dólares na próxima década, segundo consultores. Muitas empresas estão incentivando seus funcionários a aceitar e a aprender a usar as novas ferramentas. Os setores que mais se beneficiarão são o de vendas e o de marketing, o atendimento ao cliente, a engenharia de software e o desenvolvimento de produtos. Para a maioria dos trabalhadores, ela pode transformar sua rotina em algo um pouco mais suportável.
“Se você vai usá-la como uma ferramenta de trabalho”, disse Lareina Yee, sócia sênior da consultoria McKinsey e presidente de seu Conselho de Tecnologia, “precisa pensar em todas as maneiras em que o recurso pode mudar sua própria equação de produtividade”.
Usar IA no trabalho pode fazer com que você seja demitido — ou que se encontre em uma posição complicada. No ano passado, um juiz sancionou um advogado que se baseou em casos falsos gerados pelo ChatGPT, e algumas empregadoras restringiram o uso da IA.
Outras empresas e chefias estão pressionando a equipe a usar mais a IA, mas será preciso seguir diretrizes. Regra nº1: Não coloque dados da empresa em uma ferramenta sem permissão; regra nº2: use a IA apenas para o trabalho que você pode verificar facilmente, e certifique-se de verificá-lo.
É fácil brincar com o ChatGPT. Há a vantagem de a versão 3.5 ser gratuita, embora o ChatGPT Plus, que custa US$ 20 por mês (e que inclui o GPT-4), ofereça melhores resultados. Sua empresa provavelmente já paga por ferramentas de IA do Google ou da Microsoft, então comece por aí.
Caso trabalhe por conta própria ou se for funcionário de uma grande empresa, essas são quatro áreas em que a IA pode ajudar. Reunimos as melhores frases iniciais (também conhecidas como “prompts”) e os truques mais legais para serem usados em cada categoria. (Neste guia, estamos evitando cenários em que a IA dá conselhos ou inventa suas próprias informações.)
E-mails são irritantes, mas não vão desaparecer. A IA pode facilitar a resposta às mensagens.
Usando uma versão gratuita do Microsoft Copilot ou os chatbots Gemini do Google, solicite que a ferramenta escreva palavras de incentivo, um pedido de folga ou qualquer outra questão que necessite de uma mensagem. Em segundos, você terá um rascunho viável, mesmo que sem graça. Com base em nossos testes, o ChatGPT Plus entregou resultados impressionantes na primeira tentativa. Sua versão gratuita foi bem, mas deu menos detalhes do que a por assinatura.
Para incluir a IA em seu serviço de e-mail, é preciso pagar por isso. Por US$ 20 por mês, o Copilot Pro permite que os usuários do Outlook produzam um rascunho, revisem e respondam a e-mails, além de resumir longas threads. Se sua empresa pagar pela versão corporativa da Microsoft, o Copilot poderá fazer referência a arquivos salvos na nuvem da empresa.
O plano Google One AI Premium, também de US$ 20 por mês, integra o Google Gemini a contas pessoais do Gmail. O resumo de threads chegará em breve, mas, por enquanto, o recurso Help Me Write (Ajude-me a escrever) pode auxiliá-lo na redação e na revisão de e-mails. Obtivemos melhores resultados inserindo prompts no chatbot autônomo Gemini.
Por US$ 30 mensais, ou US$ 144 por ano, o serviço premium de IA generativa da Grammarly pode ser usado na maioria dos aplicativos de texto em seu computador Windows ou Mac.
Você pode escrever prompts, personalizar sua voz e definir preferências.
PROMPT DE EXEMPLO: Escreva um e-mail para meu subordinado direto, Steve, pedindo que ele encontre um horário na minha agenda para discutir os projetos nos quais trabalhará enquanto eu estiver ausente na semana que vem. Escreva de forma amigável, mas assertiva, com um texto curto, não mais que dois parágrafos.
Apresentações
O Copilot Pro ajuda os usuários a gerar, organizar e entender apresentações do PowerPoint. Enquanto apenas usuários corporativos podem usar arquivos para criar apresentações mais ricas em tempo real, os do Copilot Pro ainda podem solicitar que o bot adicione imagens aos slides.
Advertência: você precisa adicionar uma imagem de cada vez e vai obter melhores resultados se usar o programa Designer da Microsoft para gerá-las, e então incluí-las.
O Designer no PowerPoint oferece layouts de slides exclusivos com base nas informações da apresentação. Se você tiver uma lista de datas em um slide, por exemplo, o programa poderá sugerir uma linha do tempo com essas datas já inseridas.
Os usuários de contas pessoais que pagam pelo Google Gemini podem fazer com que o bot gere planos de fundo e imagens exclusivos no aplicativo Apresentações. (Só não peça para incluir pessoas, pois o Google desativou esse recurso após a reação negativa em relação a suas representações imprecisas de raça e etnia.) Os usuários do Gemini no Google Workspace em breve poderão solicitar que o bot crie slides com base no conteúdo do Gmail e do Drive, segundo uma porta-voz do Google.
O ChatGPT não constrói apresentações completas, mas pode fornecer o texto de um slide com base em prompts. O ChatGPT Plus pode criar segmentos de slides a partir de documentos carregados. Pedimos que transformasse um arquivo PDF de 25 páginas em sete slides, e recebemos um texto para cada slide, incluindo sugestões para dois títulos e uma lista de pontos-chave.
PROMPT DE EXEMPLO: Gere uma imagem em aquarela de um robô rosa dançando na chuva.
Resumos
Textos prolixos e chatos? Os chatbots adoram! Ferramentas gratuitas como o Copilot no navegador Edge da Microsoft podem resumir páginas da web, artigos, PDFs ou outras fontes que você só teria tempo de dar uma folheada.
O ChatGPT permite que somente os assinantes do Plus façam upload de arquivos. Outras ferramentas de IA, como Perplexity e Claude, da Anthropic, possibilita o upload de alguns arquivos de tamanho limitado gratuitamente. Ativar a extensão do Google Workspace no bate-papo do Gemini permite que você consulte e-mails e arquivos no Docs e no Drive, para que possa pedir que ele resuma as informações que já estão salvas lá. (Cuidado: em nossos testes, detectamos alguns erros, como inventar nomes para as pessoas.)
Copilot, Gemini e outros bots podem resumir e fornecer data e hora de vídeos com transcrições. Os usuários do Gemini precisam ativar a extensão do YouTube nas configurações. O Copilot no Edge pode responder a perguntas ao lado das páginas do YouTube ou do Vimeo sendo acessadas.
O resumo de um vídeo pode ser muito bom ou muito ruim, especialmente o daqueles com mais de 30 minutos de duração.
PROMPT DE EXEMPLO: Faça uma lista dos cinco pontos-chave discutidos neste vídeo.
Reuniões
O OtterPilot da Otter.ai pode participar de reuniões no Zoom ou no Google Meet e fazer anotações, mesmo que você não esteja participando pessoalmente. A IA gera uma transcrição e toma notas, incluindo um breve resumo, um esboço e uma lista de tarefas. Sua função bate-papo pode atualizá-lo sobre o que você perdeu caso tenha chegado atrasado, além de lembrar notas de reuniões anteriores. A versão gratuita oferece apenas 300 minutos de transcrição e 20 consultas de bate-papo por mês. A assinatura começa em US$ 17 mensais, ou US$ 110 por ano.
Em nosso teste da versão paga, o Otter nem sempre soube especificar quem disse o quê, esqueceu nomes e identificou pessoas erroneamente. É possível revisar transcrições gravadas para verificar pontos questionáveis.
O Zoom agora tem um AI Companion para usuários pagantes. Ele resume reuniões e longos tópicos de bate-papo, debate ideias e organiza destaques de reuniões por tópicos. Somente o organizador da reunião pode habilitar esses resumos do AI Companion, portanto, se ela não estiver sob seu comando, peça ao responsável que sejam ativados.
Para clientes corporativos da Microsoft, o Copilot está integrado ao Teams e pode fazer anotações, resumir bate-papos e responder a perguntas. As contas do Gemini para o Google Workspace com o complemento Gemini Enterprise ou o AI Meetings and Messaging também podem fazer anotações e resumi-las durante e após as reuniões.
Caso seus colegas percebam que você perdeu a reunião e enviou um bot, sua melhor resposta pode ser: “Bem-vindos ao futuro”.
Escreva para Cordilia James em [email protected]
traduzido do inglês por investnews