Como consultar um CNPJ? Saiba passo a passo para verificar o registro

O Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) permite a qualquer pessoa realizar consulta pública, de forma gratuita, de informações de pessoa jurídica, inclusive o quadro de sócios e administradores. O governo brasileiro usa o registro para identificar e individualizar o negócio, além de monitorar movimentações financeiras e administrativas. O registro é uma obrigação legal para saúde financeira e proteção da empresa. Saiba o passo a passo e como consultar o CNPJ.

Carlos Pinto, diretor do Empresômetro, do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário), explica que o CNPJ é a identidade empresarial. “O cartão de identidade da pessoa física é o CNPJ na pessoa jurídica. Tudo o que acontece fica registrado em um número referencial que se chama CNPJ. Nele, há o histórico tributário, fiscal, mas também é utilizado para o histórico de processos, sejam no cível, tributário ou trabalhista. É importante fonte de consulta de crédito ou restrição.”

Equivalente ao Cadastro de Pessoa Física (CPF), o CNPJ tem uma numeração com um identificador específico a cada pessoa jurídica, que a reconhece perante à Receita Federal, que armazena informações no interesse público da gestão de tributos federais, estaduais, distritais e municipais.

Formado por 14 dígitos, o CNPJ tem a configuração XX.XXX.XXX/XXXX-XX. Os oito primeiros são o número-base (inscrição), os quatro consecutivos representam à identificação da empresa (0001 para matriz e 0002 para filial) e os dois últimos são os dígitos de verificação. 

A administração do CNPJ compete à Secretaria da Receita Federal. A entidade reforça que o registro reúne “informações cadastrais das entidades de interesse das administrações tributárias da União, estados, Distrito Federal e municípios”. 

“O CNPJ é obrigatório tanto para grandes companhias quanto para PMEs, ONGs, entre outros formatos, para regularizar a atividade, emitir nota fiscal, contratar colaboradores, entre outros”, diz a Serasa. 

Guilherme Alves, gerente de projetos da ONG SaferNet, especializada em segurança na internet, ressalta que o “fato de o CNPJ existir não é segurança de que aquela instituição é legítima, mas ter CNPJ ativo é uma segurança de que o consumidor tem, caso ocorra algum problema”. “CNPJ é meramente para consultar a existência da empresa e se há, realmente, uma pessoa jurídica por trás.”

Qual é a importância de consultar o CNPJ?

O cadastro é obrigatório a todas as pessoas que queiram abrir empresas no Brasil. Formaliza as atividades do novo negócio no mercado empresarial, monitora a situação da empresa diante dos clientes e parceiros e evita possíveis golpes. 

A Serasa afirma que a consulta pode ser aplicada em três casos: ao fazer negócio com clientes empresariais, antes de acordos com fornecedores e para avaliar o perfil financeiro do seu empreendimento:

• Conferir dados cadastrais atualizados
• Analisar existência de dívidas anteriores e score positivo
• Reduzir risco de fraudes e inadimplência
• Estabelecer acordos mais seguros, alinhados com perfil do cliente ou do fornecedor
• Evitar negativações para a sua empresa

“Consultar o CNPJ é uma prática comum no mundo corporativo, seja para ter o conhecimento da situação cadastral de uma empresa ou também para ter acesso aos detalhes cadastrais. A validação garante maior segurança nas negociações entre empresas”, afirma diretor do Empresômetro.

Quando a consulta de CNPJ é recomendada?

Carlos Pinto explica que a consulta é recomendada para qualquer situação para verificar veracidade da empresa. “CNPJ é utilizado não só para fim de empréstimos, tributário, fiscal ou creditício, mas também para as próprias operações empresariais, que os contratos sempre colocam CNPJ como referência. O registro é a peça fundamental no sólido empresarial.”

Já a Serasa afirma que a consulta é positiva para evitar inadimplência e proteger as finanças do negócio, além de monitorar o documento da sua companhia para melhorar o perfil financeiro perante o mercado. “A pesquisa de CNPJ é útil para empreendimentos de variados portes e segmentos. Se a sua empresa oferece serviços de tecnologia, por exemplo, pode pesquisar o documento do cliente antes de fechar o acordo para definir a forma de pagamento mais adequada.”

Quais documentos são obrigatórios para ter CNPJ?

Para dar entrada ao processo de abertura da empresa, o empreendedor deve apresentar a seguinte documentação:

Pessoais: 

• Cópia do RG autenticada
• Cópia simples do CPF
• Certidão de casamento, caso seja casado
• Carteira do órgão regulamentador
• Última declaração do Imposto de Renda Pessoa Física
• Cópia simples do comprovante de residência

Da empresa:

• Cópia simples do comprovante do endereço comercial. Se for no mesmo local que o investidor mora, o documento não é necessário
• Nome fantasia da empresa
• Atividades da empresa que estão presente nos Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAEs) a serem inseridos
• IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) ou outro documento que comprove a inscrição imobiliária. 
• Contrato Social
• Registro na Junta Comercial
• Alvará de Funcionamento
• Inscrição Estadual.

Quais benefícios em ter CNPJ:

• Abrir conta PJ no banco
• Assinar contratos
• Emitir Nota Fiscal
• Formalizar a situação dos empregados (contratar via CLT)
• Participar de concorrências públicas
• Solicitar empréstimos e financiamentos
• Ampliar as formas de pagamento para seus clientes

Como consultar o CNPJ grátis de uma empresa?

Pública e gratuita, a consulta de informações cadastrais de pessoa jurídica pode ser feita pelo site da Receita Federal. Para consultar o CNPJ, basta ir na opção “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral”. O órgão emite o comprovante de inscrição e da situação cadastral. Basta digitar o CNPJ da empresa, clicar em “Sou Humano” (no box de captcha) e em “Consultar”. A situação cadastral pode estar ativa, inativa, baixada ou cancelada.  

“Por este serviço você também pode consultar o CNPJ de candidatos a eleição, emitir o comprovante de inscrição e de situação cadastral de pessoa jurídica e consultar se uma empresa é optante pelo Simples Nacional”, diz o Ministério da Economia. 

A consulta do CNPJ também pode ser feita pelo portal Redesim, do governo federal. Para isso, é preciso preencher um cadastro na plataforma para consultar os dados de um estabelecimento pelo nome empresarial. Outra opção é consultar o CNPJ por meio de um órgão de proteção ao crédito para analisar o perfil financeiro. 

“A melhor atitude é realizar um cadastro do seu cliente, ou fornecedor, solicitando dados como CNPJ, endereço e telefone para ter esses itens atualizados e fazer a consulta de forma facilitada”, diz a Serasa. 

Como saber se o CNPJ está ativo?

Além do site da Receita Federal, a consulta ao CNPJ ativo pode ser realizada pelo aplicativo CNPJ (iOS ou Android). Gratuito, o aplicativo apresenta os mesmos resultados de uma pesquisa realizada pelo site. 

Além dessas opções, os MEIs tem mais alternativas, como a consulta pelo Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI), documento que certifica que a empresa está aberta e inscrita no CNPJ e na Junta Comercial do Estado de origem. Para isso, deve acessar o Portal do Empreendedor do Governo Federal, clicar em “Já Sou Mei”, “Emissão de Comprovante CCMEI”.

Para saber se pode ser MEI, verifique as condições:

• Conferir a lista de ocupações permitidas como MEI
• Contratar no máximo um empregado ou empregada, que receba o piso da categoria ou 1 salário mínimo
• Não pode ser ou se tornar titular, sócio ou administrador de outra empresa
• Não pode ter ou abrir filial
• Pode ter faturamento anual de até R$ 81 mil por ano, ou proporcional no ano de abertura. Neste último caso, o limite é proporcional ao número de meses em que a empresa atuar, levando em consideração a média de faturamento de R$ 6.750 por mês. Por exemplo, se você se formalizar no mês de junho, o seu limite de faturamento até o final do ano será de até R$ 47.250 (7 meses x R$ 6.750 por mês).

Como se tornar um MEI:

• Acessar o Portal do Empreendedor
• Clicar em “Quero ser MEI”, “Formalize-se” e  criar conta “gov.br” ou acessar com o seu CPF, caso já tenha
• Preencher os dados pessoais, número de RG e CPF, número da declaração do Imposto de Renda, endereço residencial e telefone de contato
• Definir as atividades exercidas, o nome fantasia da empresa e informar o local de trabalho (de casa, via internet, em um endereço comercial etc)
• Preencher as declarações solicitadas e finalizar a inscrição

Em linhas gerais, o CNPJ ativo indica que a empresa está regularizada e desenvolvendo as atividades normalmente. No Painel do Mapa de Empresas, do Ministério da Economia, há 20.594.563 empresas ativas, sendo 19.720.631 (Matriz) e 873.932 (filial) até 11 de novembro. São Paulo é o estado com o maior número de empresas ativas (5.890.275), seguido por Minas Gerais (2.204.128) e Rio de Janeiro (1.835.745). Na ponta oposta, Roraima tem apenas 35.123.  

Apenas em 2022, o ministério diz que foram abertas 286.996 empresas e 128.261 extintas até 11 de novembro. No ano passado, o total de abertura atingiu a marca de 320.855, e 116.731 fechadas. Já o tempo médio de abertura (viabilidade + registro) passou de 1 dia e 23 horas para  1 dia e 7 horas. 

Se o CNPJ não estiver apto, a empresa não está legalizada. De acordo com Serasa, ao consultar um número de pessoa jurídica, é possível conferir a situação cadastral da empresa, que pode estar ativa, inativa ou impedida de funcionar, com eventuais pendências financeiras, histórico de pagamentos, ocorrência de protestos, eventuais indícios de tentativas de golpe.

“Esse último ponto é importante, pois um negócio pode estar em condições regulares, legais e sem dívidas, mas ter algum comportamento fiscal de risco. Pode acontecer, por exemplo, uma distorção repentina no padrão de pagamentos, o que é preciso compreender antes de tomar decisões”, diz a Serasa. 

A empresa explica que quando o CNPJ está desativado por motivos de suspensão ou cancelamento, o cadastro é extinto e não poderá ser reativado novamente. “A primeira fase costuma ser a suspensão até que as obrigações sejam colocadas em dia. Se isso não acontecer, a próxima etapa é o cancelamento pela Receita.”

Caso isso aconteça, será preciso abrir uma nova inscrição para dar continuidade a sua empresa. A Serasa explica ainda que a consulta sobre o CNPJ ativo é “importante para fechar parcerias, sabendo se a outra parte está em conformidade com a lei – podendo, inclusive, emitir notas fiscais”. 

É possível consultar o CNPJ por nome?

Não. A consulta pelo nome não é possível, apenas pelo número de identificação da empresa ou do nome fantasia. Para isso, o interessado pode realizar uma busca na internet para encontrar os CNPJs.

Como consultar o CNPJ por CPF?

Para manter a segurança dos dados, diz a Serasa, não é possível averiguar o perfil de pessoa jurídica apenas com CPF do dirigente. “Pode pesquisar o documento do dono ou sócio de uma empresa para avaliar o perfil dele, mas os dados não serão completos, já que muitas informações podem estar atreladas somente ao CNPJ.”