Ou descobre uma nova ferramenta de inteligência artificial útil para sua agência de marketing. Sabe lá onde deixou o cartão da empresa – e acaba fazendo a assinatura na sua pessoa física.
Parece inofensivo, só uma conveniência. Mas, quando ganha escala, essa prática pode levar os donos de pequenas empresas a deixar dinheiro na mesa.
Distribuição de lucros agora é tributada
Muitos empreendedores acham que estão economizando quando pagam gastos da empresa com dinheiro do próprio bolso. Só que, na prática, ao assumir na pessoa física despesas da empresa, o empreendedor pode acabar aumentando o lucro efetivo do negócio (faturamento menos despesas) – o mesmo lucro que, depois, é distribuído como dividendos aos sócios.
Até o ano passado, quando as distribuições de lucro eram isentas de Imposto de Renda, não parecia fazer muita diferença. A partir deste ano, no entanto, isso muda: toda distribuição acima de R$ 50 mil para um mesmo sócio em um único mês passou a ter retenção de 10% de Imposto de Renda na fonte.
Por isso, quem paga despesas da empresa com recursos próprios pode estar perdendo a chance de manter as distribuições de lucro abaixo de R$ 50 mil por mês – e livres de IR.
Quais são as despesas de uma empresa?
Mas o que pode ser abatido como despesa de uma empresa? Vamos às definições.
Uma despesa operacional é um gasto necessário e usual para a empresa funcionar no dia a dia. São aqueles custos que estão ligados diretamente à atividade do negócio. Em outras palavras, se o gasto é essencial para gerar receita, é considerado operacional.
É o caso de:
- folha de pagamento (salários, encargos, benefícios)
- aluguel e condomínio do local onde a empresa opera
- contas de consumo tradicionais (luz, internet, água)
- insumos e materiais
- serviços contratados (contabilidade, jurídico, marketing)
- sistemas e softwares
Em uma clínica médica, por exemplo, poderiam entrar nessa conta insumos como materiais descartáveis, luvas e produtos de higienização. Além de gastos com marketing, como manutenção de site, impressão de cartões de visita e ingressos para eventos.
Até mesmo cursos de especialização, inscrição em congressos, livros técnicos, assinaturas de softwares, prontuários eletrônicos e plataformas de telemedicina podem ser considerados.
Já em um restaurante que atende o público final, as despesas estão muito ligadas ao produto e à experiência do cliente. Nesse caso, poderiam ser consideradas aquelas relacionadas à manutenção de equipamentos, como geladeiras e fogões, ou mesmo os uniformes da equipe.
Gastos com logística, como embalagens de entrega e taxas de aplicativos de delivery; custos com marketing, como a impressão de cardápios, anúncios ou panfletos; e seguros de proteção contra incêndio ou roubo também entram na conta.
Como isso mexe com a distribuição de lucros?
Antes de continuar, vale a pena lembrar: para quem está enquadrado no Simples Nacional ou no lucro presumido, contabilizar as despesas não reduz os impostos devidos diretamente pelas empresas.
Nesses dois regimes, os tributos são calculados não sobre o lucro, mas sobre o faturamento (no caso das empresas do Simples) ou sobre a receita bruta, sobre a qual é aplicado o chamado “percentual de presunção” estabelecido pela Receita Federal (no caso do lucro presumido).
Mas manter uma contabilidade regular, com todas as despesas comprovadas e registradas, mexe com o lucro efetivo do negócio, que é a base para a distribuição aos sócios. Se os ganhos estiverem em um patamar que permita manter distribuições abaixo de R$ 50 mil por mês aos sócios, eles continuarão isentos de tributação.
Para registrar as despesas da empresa, a nota fiscal emitida com o CNPJ da empresa é sagrada. “Esse é o documento que comprova a compra de mercadorias ou a prestação de serviços”, diz Pedro Bresciani, sócio do Utumi Advogados.
Em alguns casos, explica Bresciani, cupons fiscais e recibos também podem ser aceitos. É o caso do comércio varejista, como supermercados e farmácias. Isso porque a lei permite que esses estabelecimentos emitam cupons fiscais, no lugar de notas fiscais.
“Também há outros casos, como aluguel de imóveis, que não envolvem a emissão de nota fiscal e mesmo assim esses gastos podem ser considerados despesas dedutíveis para as empresas”, diz o advogado. “O importante é que esses documentos demonstrem claramente a natureza da despesa, o vendedor ou o prestador do serviço, e o beneficiário – no caso, a empresa”.
E se for uma emergência?
Agora imagine uma situação inesperada, em que o empreendedor precise fazer uma despesa e só conte com seus próprios meios naquele momento para fazer o pagamento. Pode? “Sim, desde que seja uma despesa que efetivamente beneficie a empresa e que ela arque com esse custo depois”, diz Bresciani.
A legislação não determina um documento específico para a empresa reembolsar o empreendedor, mas é comum usar nota de débito ou recibo, acompanhado da nota fiscal original da despesa e do comprovante de pagamento de quem arcou com o custo.
“Por isso, mesmo quando o pagamento for feito pelo sócio, é importante que ele peça a nota fiscal no CNPJ da empresa, para que ela possa contabilizar a despesa e reembolsar o empreendedor”, orienta Ana Lucia Marra, sócia do Sanmahe Advogados.
Mas isso deve ser a exceção: “O pagamento recorrente de despesas da empresa pelos sócios, e vice-versa, gera um cenário de confusão patrimonial entre pessoa física e jurídica que dá margem ao questionamento pelo Fisco”, diz Ana Lúcia.
A propósito: se pagar despesas da empresa com o próprio bolso é um problema, o contrário também é. Colocar despesas pessoais na contabilidade da PJ pode render autuação da Receita Federal, cobrança retroativa de impostos não pagos e multa, como já explicamos em detalhes nessa reportagem do Descomplica PJ. Entre os tributaristas, a expectativa é que a Receita aumente a fiscalização dessa manobra, que pode ser caracterizada como distribuição disfarçada de lucros.
No Descomplica PJ, cobertura do InvestNews voltada para esclarecer dúvidas de empreendedores, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre tributação, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br.
