As despesas fixas e variáveis representam importantes conceitos da contabilidade que fazem parte tanto do seu orçamento pessoal quanto das finanças das empresas.
Mas você sabe o que são despesas fixas e variáveis e como elas se encaixam em na sua vida financeira?
Entender o que elas são e como funcionam é fundamental para que você controle seus gastos e mantenha sua saúde financeira em dia, por isso, o InvestNews preparou um guia sobre o que são despesas fixas e despesas variáveis, qual a diferença entre despesas fixas e variáveis e exemplos de cada uma. Confira:
O que são despesas em uma empresa?
Para entender o que são despesas fixas e variáveis, primeiro, precisamos retornar ao conceito de despesa.
No orçamento pessoal, despesas são gastos realizados com a intenção de satisfazer uma necessidade.
No âmbito empresarial, as despesas são gastos que não estão diretamente relacionados à sua produção.
As despesas compreendem recursos necessários para o funcionamento dela, mas não referem-se às suas atividades principais, seja na confecção de seus produtos ou oferecimento de serviços.
Outro conceito importante é o de custo, que pode ser confundido com a despesa variável, isso porque os custos estão diretamente ligados às atividades da empresa e podem ser embutidos no preço do produto ou serviço oferecido.
Na contabilidade, as despesas não são classificadas necessariamente pelo seu valor, mas sim pela conta em si.
Apesar de o termo poder dar essa ideia, as despesas fixas não possuem um valor invariável. Elas são chamadas assim pela sua regularidade mensal, enquanto que as despesas variáveis não são habituais.
Alguns locais classificam despesas como contas de água e luz como variáveis, devido ao fato de estarem atreladas ao nível de consumo, no entanto, essas contas são consideradas fixas pelo Sebrae e pela FBC (Fundação Brasileira de Contabilidade), já que são periódicas e regulares. Portanto, é como consideraremos esses gastos no decorrer deste conteúdo, por exemplo.
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O que são despesas fixas?
Como o próprio termo diz, despesas fixas são aquelas constantes, que não variam ou variam pouco, mas que, independente de seu valor, continuam fazendo parte do orçamento mensal pessoal ou empresarial.
Em nosso orçamento pessoal, esse tipo de despesa é caracterizado pela ocorrência constante, por sua regularidade.
No caso das empresas, por exemplo, as despesas fixas são aquelas que existem sem uma relação direta com o quanto a empresa vendeu em determinado mês. Elas continuarão existindo independente das atividades da empresa.
Essas despesas serão fixas, periódicas, mas isso não é sinônimo de que seu valor será igual todos os meses, pois ele não é necessariamente imutável.
“Embora as despesas habituais sejam chamadas de fixas, os valores podem variar ao longo do tempo, de mês a mês. Um exemplo disso são as compras de supermercado. Denominamos de fixas, pois elas ocorrem todos os meses; no entanto, esses gastos podem ter valores diferentes, dependendo de mudanças na quantidade comprada ou alteração de preços”, diz o manual de orçamento familiar da FBC, publicado pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade).
Exemplos de despesas fixas
Existem muitos exemplos de despesas fixas pessoais e empresariais. Confira alguns deles:
Despesas fixas pessoais:
- Aluguel da casa ou apartamento
- Taxa de condomínio
- IPTU
- Conta de água
- Conta de luz
- Convênio médico e/ou odontológico
- Prestação de um carro ou moto
- Seguro (de carro, aluguel ou celular, por exemplo)
- IPVA
- Plano de celular pré-pago
- Mensalidade de faculdade, academia, curso, etc
- Assinatura de TV a cabo ou streaming
- Serviços por assinatura (como Spotify)
Despesas fixas empresariais:
- Salários dos funcionários
- Aluguel do estabelecimento
- Internet
- Parcelas de empréstimo
- Mensalidade de serviços profissionais (exemplo: de um contador)
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O que são despesas variáveis?
Segundo o manual de orçamento familiar da FBC, as despesas variáveis “são as despesas que não ocorrem habitualmente. Um exemplo é a compra de roupas, calçados ou gastos com lazer”.
Essas despesas, como o nome sugere, variam de acordo com a frequência e a intensidade do consumo, ou no caso das empresas, estão mais atreladas às atividades de vendas e de produção (mas não confunda com o custo).
As despesas variáveis pessoais não são constantes no orçamento e possuem seu valor alterado conforme você usufrui de determinado produto ou serviço.
Para as empresas, essas despesas estão ligadas à sua operação e, diferentemente das despesas fixas, são alteradas de acordo com o andamento do negócio. Uma conta pode ser classificada de outra forma a depender da atividade da empresa.
Segundo o Sebrae Paraná, “dependendo da atividade, a conta de água pode ser classificada com variável, por exemplo: lava-rápido, indústria que utiliza a água como fonte de produção”.
Exemplos de despesas variáveis
Existem muitos tipos de despesas variáveis. Confira alguns exemplos:
- Plano de celular pós-pago
- Combustível
- Passeios e viagens
- Utilidades domésticas
- Vestuário
- Presentes
- No caso das empresas:
- Comissões de vendas
- Manutenção extra de máquinas ou veículos
- Frete sobre compras e vendas
Diferença entre despesas fixas e variáveis
A diferença entre despesas fixas e variáveis é, principalmente, a regularidade das contas.
As despesas fixas são fixas no mês (apesar de seu valor poder sofrer alteração), e as variáveis alteram-se de acordo com o uso do produto ou serviço ao qual referem-se.
Para as empresas, as despesas fixas não estão relacionadas à produção, apesar de serem despesas necessárias para manter a estrutura da empresa. Já as despesas variáveis variam de acordo com o consumo da empresa e estão indiretamente ligadas às suas atividades, portanto, têm alguma relação com o produto.
Como controlar essas despesas
Saiba que não existe uma fórmula mágica e universal para controle das despesas fixas e variáveis, pois nem tudo é aplicável a toda pessoa e empresa, mas, primeiramente, é importante que você mantenha suas finanças em dia.
Utilizar uma planilha de controle financeiro pode ser muito útil para organizar e controlar essas despesas.
Seja para o seu orçamento pessoal ou para a sua empresa, ter um planejamento financeiro é fundamental, especialmente para diminuir os gastos desnecessários ou preparar-se para gastos inesperados ou emergências financeiras.
Fazer a classificação dessas despesas pode te auxiliar na hora de reduzir ou cortá-las.
Você pode utilizar uma planilha, ou no caso de uma empresa, um sistema de gestão orçamentária.
Uma dica é começar pela análise das despesas fixas, pois seus valores são mais fáceis de serem previstos no orçamento.
Para a sua empresa, você também deve ter um bom profissional capacitado no controle das finanças.
Além de manter os dados financeiros em dia, a empresa deve envolver seus colaboradores na redução de gastos, como as despesas variáveis.
Primeiramente, é preciso pensar em sua relação com o dinheiro: você compra por consumismo ou necessidade? Confira algumas dicas simples de como controlar suas despesas:
- Organize seus gastos em uma planilha e divida-os em despesas fixas e variáveis
- Inclua o valor que paga nas despesas recorrentes e faça uma estimativa com base na média de valor nos últimos meses das despesas variáveis
- Analise: Você possui gastos desnecessários? O que pode ser cortado da sua planilha? Itens como assinaturas de streamings e uso de aplicativos de transporte, como Uber, em excesso, podem ser revistos.
- Estabeleça um teto de valor para suas despesas. Qual o valor máximo que devo gastar mensalmente com determinado produto ou serviço?
- Verifique se existe algum item nas suas finanças que pode ser diminuído ou ter algum desconto aplicado, como reduzir o consumo de água e luz, por exemplo, para economizar nas contas.
Escolha uma ferramenta de sua escolha, app, planilha de gastos no excel ou qualquer outra e inclua o valor líquido de seus ganhos e cada uma de suas despesas.
Planilha de despesas
Para o controle de seus gastos, aqui entra uma importante aliada, a planilha de despesas.
Se estiver procurando por conteúdo para sua empresa, a planilha de gestão de custos da Fecomércio SP pode ser baixada no site da instituição.
Obs: O uso da palavra “custo” foi substituído pela palavra “despesas” para que o significado de ambas não seja confundido. No orçamento empresarial, elas representam conceitos distintos, já que custo refere-se a gastos atrelados ao produto final ou serviço.
Confira:
| Gestão de Custos | jan | fev | mar | abr | mai | jun | jul | ago | set | out | nov | dez |
| Despesas fixas | ||||||||||||
| Aluguel do Ponto/Prédio | ||||||||||||
| Aluguel de Equipamentos | ||||||||||||
| IPTU e Taxas Municipais | ||||||||||||
| Salários | ||||||||||||
| Segurança | ||||||||||||
| Despesas com Limpeza | ||||||||||||
| Água | ||||||||||||
| Energia Elétrica | ||||||||||||
| Total | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – |
| Variação (%) | ||||||||||||
| Despesas Variáveis | ||||||||||||
| Matéria-Prima | ||||||||||||
| Salário dos Vendedores/Produção | ||||||||||||
| Horas-extras | ||||||||||||
| Comissões de Vendas | ||||||||||||
| Publicidade e Propaganda | ||||||||||||
| Tarifas Bancárias | ||||||||||||
| Total | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – | R$ – |
| Variação (%) | ||||||||||||
| Total Anual | 2024 | |||||||||||
| Despesas Fixas | R$ – | |||||||||||
| Aluguel do Ponto/Prédio | R$ – | |||||||||||
| Aluguel de Equipamentos | R$ – | |||||||||||
| IPTU e Taxas Municipais | R$ – | |||||||||||
| Salários da Administração | R$ – | |||||||||||
| Despesas com Segurança | R$ – | |||||||||||
| Despesas com Limpeza | R$ – | |||||||||||
| Água | R$ – | |||||||||||
| Energia Elétrica | R$ – | |||||||||||
| Despesas Variáveis | R$ – | |||||||||||
| Matéria-Prima | R$ – | |||||||||||
| Salário dos Vendedores | R$ – | |||||||||||
| Horas-extras | R$ – | |||||||||||
| Comissões de Vendas | R$ – | |||||||||||
| Publicidade e Propaganda | R$ – | |||||||||||
| Tarifas Bancárias | R$ – |
Uma opção para você que quer organizar seu orçamento pessoal é a planilha da B3.
Considerada uma das mais completas, ela possui além do campo de despesas fixas e variáveis, a opção de incluir extras e adicionais e até o gerenciamento de investimentos.
Como calcular essas despesas
Imagem de Edar/Pixabay
Para calcular suas despesas, é necessário analisar suas finanças por algum tempo, por pelo menos um mês, para que possa identificar os padrões das contas.
Passe a anotar seus gastos em uma planilha e depois observe-os.
Com as despesas fixas será mais fácil, pois geralmente não variam ou tem pouca variação de valor.
No caso das contas de água e luz, por exemplo, o preço costuma ser similar, já que o consumo familiar geralmente é estável e constante, salvo algumas exceções.
Para ter uma ideia, você pode observar o valor e a quantidade consumida nas contas anteriores e utilizar como base.
No caso das despesas variáveis, que são um pouco mais difíceis de prever, você pode encontrar uma média de cada uma utilizado o valor de cada despesa em específico nos últimos 3 meses ou mais.
Exemplo:
Você gastou na categoria de farmácia R$ 150 em março, R$ 180 em abril e R$ 90 em maio.
Sua média de gastos será de R$ 420 /3 = R$ 140.
Essa conta pode ser feita com outras categorias de despesa também e para obter uma maior precisão no cálculo, deve-se analisar um período maior de tempo.
No caso dos transportes, por exemplo, você também pode analisar quanto paga no transporte público e quantas vezes o utiliza.
Suponhamos que você gaste R$ 9,70 toda vez que vai ao centro de São Paulo. Ida e volta custariam R$ 19,40.
Se você costuma ir ao centro todo final de semana e os meses costumam ter 4 deles, temos um gasto mensal de R$ 77,60.
Obs: é bom sempre manter uma certa margem de erro. Em uma emergência, pode ser que você precise gastar mais do que o usual.
Procurando mais conteúdo para organizar suas finanças? Confira nossa matéria sobre o salário mínimo em 2025 e sobre o piso salarial.
